Symbiosa est une solution logicielle accessible en ligne (SaaS) qui permet aux vétérinaires d’enregistrer leurs consultations, d’en obtenir la transcription automatique et de générer, à l’aide de l’intelligence artificielle, des comptes-rendus de consultation structurés.

Les présentes conditions générales d’utilisation (les « CGU ») ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles Symbiosa met le Service à disposition des Utilisateurs, ainsi que les droits et obligations de chacun. Elles sont complétées par la politique de confidentialité et par l’accord de sous-traitance des données figurant en annexe.

• « Symbiosa » : l’éditeur du Service, tel qu’identifié à l’article 2.
• « Service » : l’application accessible à l’adresse https://app.symbiosa.vet, ses fonctionnalités et le site https://symbiosa.vet.
• « Utilisateur » : le vétérinaire qui crée un compte et utilise le Service dans le cadre de son activité professionnelle.
• « Compte » : l’espace personnel de l’Utilisateur, accessible par ses identifiants.
• « Enregistrement » : la captation audio d’une consultation ou d’une dictée réalisée par l’Utilisateur via le Service.
• « Compte-rendu » : le document généré par le Service à partir d’un Enregistrement, y compris le résumé destiné au propriétaire de l’animal.
• « Génération » : la production d’un Compte-rendu par le Service.
• « Propriétaire » : le propriétaire ou détenteur de l’animal reçu en consultation par l’Utilisateur.
• « Bêta-testeur » : l’Utilisateur expressément admis par Symbiosa à participer au programme de bêta-test du Service.
• « Feedback » : le signalement volontaire, par l’Utilisateur, d’un Enregistrement et du Compte-rendu associé afin de contribuer à l’amélioration du Service.

Le Service est édité par Symbiosa, société par actions simplifiée (SAS) en cours de constitution, représentée par ses fondateurs, Guillaume BRUNO et Olivier Franck, agissant au nom et pour le compte de la société en formation. Contact : contact@symbiosa.vet.

Conformément à l’article L. 210-6 du Code de commerce, les engagements pris au titre des présentes CGU ont vocation à être repris par la société Symbiosa dès son immatriculation au registre du commerce et des sociétés. L’Utilisateur accepte dès à présent que la société immatriculée se substitue à ses fondateurs dans l’exécution des CGU, sans formalité supplémentaire. Il en sera informé par email.

Les autres informations relatives à l’éditeur et à l’hébergeur figurent dans les mentions légales.

La création d’un Compte et l’utilisation du Service valent acceptation pleine et entière des présentes CGU. L’Utilisateur qui ne les accepte pas doit s’abstenir d’utiliser le Service.

Symbiosa peut modifier les CGU, notamment pour tenir compte de l’évolution du Service ou de la réglementation. Toute modification substantielle est notifiée à l’Utilisateur par email ou dans l’application au moins quinze (15) jours avant son entrée en vigueur. La poursuite de l’utilisation du Service après cette date vaut acceptation des CGU modifiées. À défaut d’accord, l’Utilisateur peut supprimer son Compte à tout moment.

Le Service est exclusivement réservé aux vétérinaires, dans le cadre de leur activité professionnelle. En créant un Compte, l’Utilisateur déclare être docteur vétérinaire habilité à exercer et être autorisé à utiliser le Service dans la structure où il exerce. Symbiosa se réserve le droit de demander à tout moment un justificatif d’exercice.

Un Compte est strictement personnel et correspond à un seul vétérinaire. Il ne peut être partagé, prêté ou cédé. L’Utilisateur s’engage à fournir des informations exactes, à les tenir à jour et à garder ses identifiants confidentiels. Toute utilisation du Compte est réputée effectuée par l’Utilisateur. En cas de perte ou de suspicion d’utilisation frauduleuse de ses identifiants, l’Utilisateur en informe sans délai Symbiosa à contact@symbiosa.vet.

L’accès au Service nécessite une connexion internet, un navigateur à jour et un appareil disposant d’un microphone. Ces équipements et leurs coûts restent à la charge de l’Utilisateur.

Le Service permet notamment à l’Utilisateur :

• d’enregistrer une consultation ou une dictée vocale ;
• d’en obtenir la transcription automatique ;
• de générer un Compte-rendu de consultation structuré ainsi qu’un résumé destiné au Propriétaire, que l’Utilisateur peut relire, modifier, copier et transmettre lui-même ;
• de consulter et exporter ses Comptes-rendus depuis son Compte ;
• de transmettre, s’il le souhaite, un Feedback sur un Compte-rendu.

Les transcriptions et Comptes-rendus sont produits par des systèmes d’intelligence artificielle et sont présentés comme tels à l’Utilisateur. Symbiosa n’envoie aucun document au Propriétaire : la transmission relève exclusivement de l’Utilisateur.

Le Service est en cours de développement. Ses fonctionnalités peuvent évoluer, être ajoutées, modifiées ou retirées, notamment pendant la phase de bêta-test.

Bêta-testeurs. Pendant la durée du programme de bêta-test, le Service est fourni gratuitement et sans limitation du nombre de Générations aux Bêta-testeurs. Le Bêta-testeur est invité, sans obligation, à faire part de ses retours sur le Service.

Autres Utilisateurs. Les Utilisateurs qui ne sont pas Bêta-testeurs bénéficient de dix (10) Générations gratuites. Au-delà, Symbiosa peut proposer à l’Utilisateur de souscrire une offre payante.

Absence de facturation sans accord. À la date des présentes, aucune offre payante n’est commercialisée. Aucune somme ne pourra être facturée à l’Utilisateur sans qu’il ait préalablement et expressément accepté une offre payante et les conditions tarifaires qui l’accompagnent, lesquelles feront l’objet de conditions spécifiques communiquées avant toute souscription.

Fin du bêta-test. Symbiosa informe les Bêta-testeurs au moins trente (30) jours avant la fin du programme de bêta-test. À l’issue de ce délai, le Bêta-testeur peut choisir de souscrire une offre payante, de conserver l’accès gratuit éventuellement proposé, ou de supprimer son Compte après avoir exporté ses Comptes-rendus.

Le Service est fourni sans engagement de durée.

Symbiosa est un outil d’aide à la rédaction. Il ne pose aucun diagnostic, ne prescrit aucun traitement et ne se substitue en aucun cas au jugement clinique du vétérinaire.

Les contenus générés peuvent comporter des erreurs, omissions ou imprécisions (mauvaise transcription d’un terme, d’un nom de médicament, d’une posologie, d’une valeur, etc.). L’Utilisateur s’engage à relire, corriger le cas échéant et valider chaque Compte-rendu avant toute utilisation, conservation dans le dossier médical ou transmission au Propriétaire.

L’Utilisateur demeure seul responsable du contenu médical des Comptes-rendus qu’il valide, des actes et prescriptions qu’il réalise ainsi que des informations qu’il communique au Propriétaire, conformément aux règles de déontologie vétérinaire.

L’Utilisateur s’engage à :

• informer le Propriétaire, et toute autre personne présente, au début de la consultation, que celle-ci est enregistrée à l’aide d’un outil d’intelligence artificielle aux fins de rédaction du compte-rendu, et recueillir son accord, au moins oral, avant de lancer l’Enregistrement ; en cas de refus, ne pas enregistrer la consultation ;
• n’enregistrer que des échanges en lien avec la consultation et ne pas saisir de données personnelles non nécessaires à la rédaction du Compte-rendu ;
• informer les Propriétaires du traitement de leurs données personnelles, conformément à ses obligations de responsable du traitement (voir l’annexe) ;
• ne transmettre un Feedback que dans les conditions prévues à l’article 11 ;
• utiliser le Service conformément à sa destination, aux lois et aux présentes CGU ;
• ne pas tenter d’accéder de manière non autorisée au Service, à ses systèmes ou aux données d’autres Utilisateurs, ni d’en perturber le fonctionnement ;
• ne pas copier, décompiler, désassembler ou procéder à l’ingénierie inverse du Service, sauf dans les limites autorisées par la loi, ni l’utiliser pour développer un service concurrent ;
• ne pas extraire de manière automatisée les contenus du Service ni revendre ou mettre à disposition de tiers l’accès au Service.

Symbiosa a conscience que les Enregistrements et Comptes-rendus relèvent du secret professionnel auquel est tenu le vétérinaire. Symbiosa s’engage à traiter ces contenus de manière strictement confidentielle, à ne les utiliser que pour fournir le Service à l’Utilisateur et, le cas échéant, dans les conditions du Feedback prévues à l’article 11, et à ne les communiquer à aucun tiers, à l’exception de ses sous-traitants techniques listés en annexe, eux-mêmes tenus à la confidentialité, et des autorités lorsque la loi l’exige.

Les Enregistrements et Comptes-rendus sont chiffrés en transit et au repos. Ils ne sont jamais réutilisés à des fins commerciales ni pour l’entraînement de modèles d’intelligence artificielle.

Pour les données personnelles de l’Utilisateur (identité, coordonnées, données de connexion), Symbiosa agit en qualité de responsable du traitement, dans les conditions décrites dans la politique de confidentialité.

Pour les données personnelles des Propriétaires et des autres personnes susceptibles d’apparaître dans les Enregistrements et Comptes-rendus, l’Utilisateur agit en qualité de responsable du traitement et Symbiosa en qualité de sous-traitant, au sens de l’article 28 du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD). Les conditions de ce traitement sont fixées par l’accord de sous-traitance figurant en annexe, qui fait partie intégrante des CGU.

Pendant la phase de bêta-test, l’Utilisateur peut, par une action volontaire et distincte pour chaque consultation, transmettre un Feedback afin d’aider Symbiosa à identifier et corriger les erreurs du Service. Le Feedback est toujours facultatif et n’a aucune incidence sur l’accès au Service.

L’Utilisateur ne transmet un Feedback que s’il a informé le Propriétaire de cette utilisation et recueilli son accord. En l’absence d’un tel accord, il s’abstient de transmettre un Feedback.

Les Enregistrements et Comptes-rendus transmis en Feedback sont conservés, par dérogation à la durée prévue en annexe, pour la seule finalité de test et d’optimisation du Service, pendant la durée du programme de bêta-test et au plus tard jusqu’à six (6) mois après son terme. Ils ne sont en aucun cas utilisés pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle, ni communiqués à des tiers. Pour cette finalité, Symbiosa agit en qualité de responsable du traitement, dans les conditions décrites dans la politique de confidentialité.

L’Utilisateur peut demander à tout moment la suppression d’un Feedback en écrivant à contact@symbiosa.vet.

Le Service, son code, ses interfaces, ses bases de données, ses textes, logos, marques et éléments graphiques sont la propriété exclusive de Symbiosa ou de ses partenaires. Symbiosa concède à l’Utilisateur, pour la durée d’utilisation du Service, un droit personnel, non exclusif, non cessible et non transférable d’utiliser le Service pour ses besoins professionnels propres. Toute autre utilisation, reproduction ou représentation est interdite sans l’accord écrit préalable de Symbiosa.

L’Utilisateur reste titulaire de l’ensemble des droits sur ses Enregistrements et sur les Comptes-rendus générés pour son compte. Il concède à Symbiosa le seul droit de les héberger et de les traiter dans la mesure strictement nécessaire à la fourniture du Service et, le cas échéant, au traitement des Feedbacks prévu à l’article 11. L’Utilisateur peut exporter ses Comptes-rendus à tout moment.

Les suggestions et commentaires écrits transmis volontairement par l’Utilisateur sur le Service peuvent être librement utilisés par Symbiosa pour l’améliorer, sans contrepartie.

Symbiosa met en œuvre des moyens raisonnables pour assurer l’accessibilité et le bon fonctionnement du Service. Il s’agit d’une obligation de moyens. Le Service, en particulier pendant la phase de bêta-test, peut être interrompu ou présenter des dysfonctionnements, notamment pour des opérations de maintenance, de mise à jour ou en cas de défaillance d’un prestataire technique. Symbiosa s’efforce de prévenir les Utilisateurs des interruptions programmées.

L’Utilisateur est invité à conserver dans son logiciel de gestion ou son dossier médical les Comptes-rendus qu’il a validés. Le Service n’a pas vocation à constituer le dossier médical de l’animal ni un outil d’archivage.

Le support est accessible 7 jours sur 7 à l’adresse contact@symbiosa.vet. Symbiosa s’engage à répondre à toute sollicitation dans un délai maximal de vingt-quatre (24) heures.

Symbiosa est responsable des dommages directs subis par l’Utilisateur et résultant d’un manquement prouvé à ses obligations au titre des CGU.

Symbiosa ne saurait être tenue responsable :

• des conséquences d’un Compte-rendu non relu, non corrigé ou utilisé sans validation par l’Utilisateur, ni des décisions médicales prises par l’Utilisateur ;
• d’un manquement de l’Utilisateur à ses obligations, notamment d’information et de recueil de l’accord des personnes enregistrées ;
• des dommages indirects, tels que perte de chiffre d’affaires, de clientèle, d’image ou de chance ;
• des interruptions ou défaillances imputables au réseau internet, à l’équipement de l’Utilisateur ou à un cas de force majeure.

En tout état de cause, et sauf faute lourde ou dolosive ou dommage corporel, la responsabilité totale de Symbiosa, toutes causes confondues, est limitée au montant des sommes effectivement versées par l’Utilisateur au titre du Service au cours des six (6) mois précédant le fait générateur. Pendant toute période où le Service est fourni à titre gratuit, la responsabilité de Symbiosa ne peut être engagée qu’en cas de faute lourde ou dolosive.

L’Utilisateur garantit Symbiosa contre toute réclamation d’un tiers, notamment d’un Propriétaire, résultant d’une utilisation du Service contraire aux CGU ou à la loi.

Les CGU s’appliquent pour une durée indéterminée à compter de la création du Compte. L’Utilisateur peut à tout moment, sans motif ni frais, supprimer son Compte depuis l’application ou en adressant une demande à contact@symbiosa.vet.

En cas de manquement grave de l’Utilisateur aux CGU (usage frauduleux, atteinte à la sécurité du Service, utilisation par une personne qui n’est pas vétérinaire, etc.), Symbiosa peut suspendre l’accès au Compte, après notification par email sauf urgence, puis le clôturer si le manquement n’est pas corrigé dans un délai de huit (8) jours.

Symbiosa peut également mettre fin au Service ou au programme de bêta-test moyennant un préavis de trente (30) jours notifié par email.

Avant la clôture du Compte, l’Utilisateur est invité à exporter ses Comptes-rendus. Les données sont ensuite supprimées dans les conditions prévues par l’annexe, l’article 11 et la politique de confidentialité.

Aucune partie ne pourra être tenue responsable d’un manquement résultant d’un cas de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil. L’exécution des obligations concernées est suspendue pendant la durée de l’événement.

Si une stipulation des CGU était déclarée nulle ou inapplicable, les autres stipulations resteraient en vigueur. Le fait pour Symbiosa de ne pas se prévaloir d’un manquement ne vaut pas renonciation à s’en prévaloir ultérieurement.

Symbiosa peut céder ou transférer les CGU, notamment à la société Symbiosa une fois immatriculée ou à toute entité qui reprendrait le Service, sous réserve d’en informer l’Utilisateur. Les notifications sont valablement adressées à l’adresse email associée au Compte ou à contact@symbiosa.vet.

Les CGU sont soumises au droit français.

En cas de différend, les parties s’efforcent de le résoudre à l’amiable. L’Utilisateur adresse à cet effet une réclamation écrite à contact@symbiosa.vet. À défaut de solution amiable dans un délai de trente (30) jours suivant cette réclamation, le litige pourra être porté devant les tribunaux compétents de Paris, auxquels compétence est attribuée, l’Utilisateur agissant en qualité de professionnel.