Introduction

Symbiosa (« nous », « notre » ou « l'entreprise ») accorde une grande importance à la protection de vos données personnelles.

Cette politique de confidentialité décrit comment nous collectons, utilisons, stockons et protégeons les informations que vous nous fournissez ou que nous collectons lorsque vous utilisez notre site web https://symbiosa.vet et nos services, notamment notre solution de génération automatique de comptes-rendus vétérinaires.

En accédant à notre site ou en utilisant nos services, vous acceptez les pratiques décrites dans cette politique.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement de vos données personnelles est :

2. Données personnelles collectées

Nous collectons uniquement les données strictement nécessaires à la fourniture de nos services. Les catégories de données que nous traitons sont les suivantes :

• Données d'identification : nom, prénom, adresse email, informations de connexion.
• Données professionnelles : informations relatives à votre activité vétérinaire (nom de la clinique, etc.).
• Données vétérinaires : comptes-rendus de consultation, notes cliniques, informations sur les animaux (espèce, race, symptômes, traitements).
• Enregistrements audio : dictées vocales pour la transcription automatique en comptes-rendus.
• Données techniques : adresse IP, logs d'accès, informations sur votre navigateur (uniquement pour les cookies fonctionnels).

3. Finalités du traitement et base légale

4. Hébergement et stockage des données

Toutes vos données sont hébergées en France sur les serveurs sécurisés de notre partenaire :

Nos sous-traitants en matière de traitement des données sont :

• Mistral AI

  Prestataire de services d'intelligence artificielle pour la transcription et la génération de comptes-rendus.

  Site web : https://mistral.ai/

  Engagement :Mistral AI traite vos données uniquement pour les finalités que nous avons définies, dans le strict respect de nos instructions et des exigences légales. Aucune de vos données n'est utilisée pour l'entraînement de modèles d'IA.

• Brevo (ex-Sendinblue)

  Prestataire de services d'emailing et de communication transactionnelle pour l'envoi de notifications et d'emails.

  Site web : https://www.brevo.com/fr/

  Engagement :Brevo traite vos données uniquement pour l'envoi d'emails conformément à nos instructions. Entreprise française conforme au RGPD avec serveurs situés en Europe.

5. Durée de conservation des données

Nous conservons vos données personnelles pendant la durée strictement nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles sont collectées, conformément aux obligations légales.

• Données de compte (noms, emails, etc.) : conservées pendant la durée de votre relation contractuelle avec Symbiosa, puis pendant 3 ans à compter de la fin de cette relation pour des besoins de gestion commerciale.
• Données vétérinaires et comptes-rendus : conservées pendant la durée de votre abonnement, puis supprimées sous 30 jours après la fin de votre contrat, sauf obligation légale de conservation.
• Enregistrements audio :automatiquement supprimés après 7 jours suivant leur traitement. En cas de feedback explicite de votre part pour l'amélioration de notre outil, ces enregistrements peuvent être conservés.
• Logs techniques : conservés pendant une durée maximale de 12 mois pour des raisons de sécurité et de maintenance technique.

6. Sécurité des données

La sécurité de vos données est une priorité absolue pour Symbiosa. Nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles suivantes pour garantir un niveau de sécurité approprié au risque :

• Chiffrement : Toutes vos données vétérinaires et vos comptes-rendus sont chiffrés au repos et en transit.
• Accès restreint : Seuls les employés de Symbiosa dûment autorisés peuvent accéder à vos données, selon le principe du moindre privilège.
• Authentification renforcée :Notre plateforme utilise des protocoles d'authentification sécurisés pour protéger l'accès à votre compte.
• Hébergement sécurisé : Nos serveurs, hébergés par OVHcloud, bénéficient de certifications de sécurité reconnues et sont situés en France.
• Sauvegardes :Vos données font l'objet de sauvegardes régulières et sécurisées.
• Contrats avec les sous-traitants : Tous nos sous-traitants sont liés par des clauses contractuelles strictes garantissant la protection de vos données et leur traitement conforme au RGPD.

7. Vos droits concernant vos données personnelles

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

• Droit d'accès : Vous pouvez demander à recevoir une copie des données personnelles que nous détenons sur vous.
• Droit de rectification : Vous pouvez demander la correction des informations inexactes ou incomplètes vous concernant.
• Droit à l'effacement (« droit à l'oubli ») : Vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles dans les cas prévus par la loi.
• Droit à la limitation du traitement : Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données dans certaines situations.
• Droit à la portabilité : Vous pouvez recevoir vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et les transmettre à un autre responsable du traitement.
• Droit d'opposition : Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles pour des motifs liés à votre situation particulière.

8. Utilisation des cookies

Notre site utilise des cookies strictement nécessaires au bon fonctionnement du site. Ces cookies sont classés comme « cookies fonctionnels » et sont exemptés de l'obligation de consentement préalable conformément à la réglementation.

9. Traitement spécifique des données vétérinaires

Symbiosa traite des données relatives à l'activité vétérinaire, notamment des comptes-rendus de consultation et des informations sur les animaux. Nous tenons à préciser que :

• Ces données ne sont pas considérées comme des « données de santé » au sens du RGPD, car elles concernent les animaux et non les personnes physiques.
• Lorsque ces données peuvent permettre d'identifier indirectement une personne physique (par exemple, le propriétaire d'un animal), elles sont traitées avec le même niveau de protection que toute autre donnée personnelle.
• Toutes les données vétérinaires sont chiffrées et accessibles uniquement aux personnes autorisées.
• Vous conservez la pleine propriété de vos comptes-rendus et pouvez les exporter à tout moment.

10. Protection des données des mineurs

Nos services sont également dédiés aux professionnels de la santé animale. Nous ne collectons pas sciemment d'informations personnelles auprès de mineurs de moins de 15 ans sans le consentement vérifiable d'un parent ou tuteur légal. Si vous pensez que nous avons pu collecter par erreur des informations sur un mineur, veuillez nous en informer immédiatement à contact@symbiosa.vet afin que nous puissions prendre les mesures nécessaires pour supprimer ces informations.

11. Modifications de cette politique

Nous nous réservons le droit de modifier cette politique de confidentialité à tout moment, notamment en cas de changement de nos pratiques ou pour nous conformer à de nouvelles exigences légales.

En cas de modification substantielle, nous vous en informerons par email ou via une notification sur notre site. Nous vous invitons à consulter régulièrement cette page pour prendre connaissance des éventuelles mises à jour.

12. Nous contacter

Pour toute question, demande ou réclamation concernant cette politique de confidentialité ou le traitement de vos données personnelles, n'hésitez pas à nous contacter :